Inbox Zero

"Inbox Zero" kavramı Marlin Mann tarafından ortaya atılmış, e-mail yönetimi ile ilgili bir yaklaşımdır. Amacı e-mail yönetimini doğru yönlendirerek kişilerin çalışma verimini arttırmaktır.

Mann'a göre gelen kutusunda bekleyen posta sayısı sadece posta sayısını değil, bunun yanında kişinin aklında, arka planda süreçli onu yoran bir iştir. Bu yüzden gelen kutusunda bekleyen posta sayısı ne kadar yüksekse, kişinin ilgisi o kadar düşük olur/olabilir. Bunun temelinde algı olarak mail kutusunun bir todo list gibi görülmesidir.

Mann bu problemin çözümü olarak bir öneri sunar. Bu öneride gelen mailler 5 aksiyonla değerlendirilir.

1. Sil
2. Yetkilendir/Delege et
3. Yanıtlama (<=2 dakika)
4. Erteleme (>2 dakika)
5. Yapma (<=2 dakika)

Mann'ın e-mail yönetimini verimli bir şekilde işletme konusunda verdiği diğer ip uçları aşağıdaki gibidir.

• E-mail programınızı açık tutmayın.
• E-mail yoğunluğunuza göre gelen kutunuzu sadece belirli saatlerde kontrol edin. Yoğun mail kullanımı olan kişilerde saat başları seçilebilir. Daha az e-mail trafiği olan kişilerde ise günde iki defa yeterli olabilir.
• İlk olarak silebileceğiniz mailleri silin veya arşivleyin
• Sonrasında başkası tarafından yanıtlanabilecek olan e-mailleri ilgili kişilere iletin.
• İki dakika veya daha kısa sürede cevaplanabilecek e-maillere hemen cevap verin.
• Cevabı iki dakikadan uzun ama daha sonra cevaplanabilecek e-mailleri başka bir "yanıtlanacaklar" klasörüne taşıyın.
• "Yanıtlanacaklar" klasöründeki e-maillere geri dönüş yapmak için gün içerisinde bir saat belirleyin ve o aralıkta tüm yanıt bekleyen maillerinize dönüş yapın.

Bu konu hakkında Mann'ın 2007 yılına ait yaklaşık bir saatlik konuşmasını da aşağıdaki videodan izleyebilirsiniz.

Referanslar:

[1] https://whatis.techtarget.com/definition/inbox-zero

[2] https://flow-e.com/inbox-zero/